Prontuários incompletos, produtos sem procedência comprovada e falhas no consentimento informado estão entre os problemas que podem comprometer a segurança dos pacientes e deixar clínicas vulneráveis a sanções e processos judiciais
O aumento da atenção sobre a regularidade dos serviços de estética reforça a importância de uma gestão profissionalizada, com documentação adequada, rastreabilidade de produtos e protocolos de segurança. Falhas que parecem pequenas na rotina, como deixar de registrar um insumo utilizado ou adotar um termo de consentimento genérico, podem comprometer o atendimento ao paciente e expor clínicas e profissionais a consequências administrativas e jurídicas.
Segundo Janina Ricardo, advogada e CEO da SafeBeauty, empresa especializada em blindagem jurídica para profissionais e marcas da área da beleza, algumas irregularidades são recorrentes nos diagnósticos realizados no setor. “Os problemas se repetem: prontuário incompleto ou inexistente, produto sem nota fiscal ou sem registro, falta de controle de lote e validade, e profissional atuando fora da sua competência. O termo de consentimento também merece atenção. É comum ele ser genérico, assinado na recepção, sem prazo para o paciente revogar, e a pessoa seguir diretamente para a maca, sem tempo para pensar, tirar dúvidas ou desistir”, afirma.
A especialista alerta que essas falhas podem gerar consequências tanto para quem recebe o procedimento quanto para quem o realiza. A ausência de registros dificulta a investigação de intercorrências, prejudica a continuidade do cuidado e pode comprometer a defesa da clínica em eventuais processos.
Prontuário completo é essencial para a segurança do atendimento
O prontuário deve acompanhar todas as etapas do procedimento estético. Antes do atendimento, é necessário registrar a anamnese, o histórico de saúde, as alergias, os medicamentos em uso, a queixa e as expectativas do paciente. Durante o procedimento, devem constar a técnica utilizada, os produtos aplicados, as quantidades e as áreas tratadas. Após a realização, é importante documentar a evolução, as orientações fornecidas, as intercorrências e os retornos.
“Sem esse registro, a equipe perde informações importantes para cuidar bem do paciente. Na Justiça, a clínica também fica sem prova do que fez. O prontuário é uma das principais evidências para demonstrar a conduta adotada e a assistência prestada”, explica Janina.
A advogada ressalta que a documentação ganha ainda mais relevância diante das discussões sobre responsabilidade civil na prestação de serviços estéticos. A responsabilização depende das circunstâncias do caso, da natureza do serviço e das regras aplicáveis, mas a falta de registros pode dificultar a demonstração de que os cuidados necessários foram observados.
Rastreabilidade de produtos reduz riscos
O controle dos insumos utilizados é outro ponto indispensável. Cada produto deve ter origem comprovada, fornecedor identificado e documentação fiscal, além de registro ou regularização perante a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), quando exigidos. Também é necessário controlar lotes e prazos de validade, respeitar as condições de armazenamento indicadas pelo fabricante e manter registros que permitam identificar em quais pacientes cada produto foi utilizado.
“Quando acontece uma intercorrência, a primeira pergunta é: o que foi aplicado, de qual lote e em que dia? Se a clínica consegue responder, pode investigar rapidamente, comunicar o fornecedor e identificar outros pacientes potencialmente afetados. Se não sabe, perde tempo, credibilidade e fica mais exposta. Esse registro leva poucos minutos por atendimento e pode proteger a clínica por anos”, destaca a CEO da SafeBeauty.
O uso de produtos sem procedência comprovada pode representar riscos à saúde, resultar em medidas da vigilância sanitária e gerar responsabilização conforme as circunstâncias. Por isso, a rastreabilidade precisa fazer parte da rotina, e não ser tratada como uma providência excepcional.
Consentimento informado exige tempo e clareza
Outro documento que merece atenção é o termo de consentimento informado. Para cumprir sua finalidade, ele deve ser específico para o procedimento, apresentar os riscos, as limitações dos resultados esperados e as alternativas disponíveis em linguagem compreensível. O paciente precisa receber as informações com antecedência suficiente para avaliar a decisão e esclarecer dúvidas.
“Um modelo genérico assinado de qualquer jeito não substitui uma conversa clara com o paciente. O atendimento seguro exige explicar o procedimento, dar tempo para a pessoa decidir e registrar que as informações foram fornecidas”, afirma Janina.
A documentação também deve incluir, conforme a necessidade e as regras aplicáveis, autorização específica para uso de imagem, registros fotográficos, orientações pré e pós-procedimento por escrito e contrato de prestação de serviços. Protocolos operacionais de biossegurança e limpeza de materiais complementam as medidas de prevenção.
Falhas de gestão podem resultar em sanções e processos
As consequências de irregularidades variam conforme a gravidade e a natureza da infração. As clínicas podem enfrentar multas, interdições, processos administrativos e ações de indenização por danos materiais, morais ou estéticos. Os profissionais também podem responder perante os respectivos conselhos de classe e, em situações que configurem ilícitos, nas esferas civil e criminal.
“A falha de documentação atrapalha a apuração de responsabilidades. Sem registros, fica mais difícil demonstrar quem realizou o procedimento, qual produto foi utilizado e quais orientações foram fornecidas. O gestor acaba assumindo um risco que poderia ter sido reduzido com organização e prevenção”, observa a advogada.
Prevenção jurídica deve fazer parte da rotina
Para Janina, a profissionalização da gestão passa por tratar a prevenção jurídica com a mesma seriedade dedicada ao controle financeiro. Isso envolve revisar contratos e termos com profissionais que conheçam a legislação do setor, padronizar prontuários e controles de insumos, verificar a regularidade de profissionais e produtos e capacitar as equipes para lidar com intercorrências, reclamações e fiscalizações.
A tecnologia também pode contribuir para organizar os registros e reduzir tarefas operacionais. A SafeBeauty, plataforma voltada à gestão e à segurança jurídica no mercado da beleza, busca facilitar esse processo. Segundo a empresa, a solução pode economizar cerca de 20 minutos por paciente, permitindo agilizar o atendimento e manter os registros organizados.
“Os gestores muitas vezes deixam de fazer o certo porque acreditam que não têm tempo. Mas o preenchimento do prontuário, o registro de lote e validade e a explicação do consentimento fazem parte do serviço. A clínica que corta essas etapas para ganhar agilidade assume um risco desnecessário”, afirma.
A recomendação é realizar revisões preventivas periódicas, estabelecer responsáveis pelo atendimento aos fiscais e definir quais documentos devem ser apresentados e quem deve ser acionado diante de uma ocorrência. O treinamento prévio permite que a equipe responda com mais segurança, organização e informações verificáveis.
“Quando a equipe sabe o que fazer no dia de uma crise, a clínica consegue agir com mais calma e reunir as informações necessárias. O gestor que investe em prevenção protege a operação, a reputação e o crescimento do negócio. A organização também contribui para a confiança do paciente”, conclui Janina Ricardo.
