Geralmente, organizar um evento é visto como um desafio para a maioria dos profissionais. Afinal, fazer com que ele seja um sucesso não é uma tarefa tão fácil de executar.
Nesse momento, você deve se perguntar: Como dominar a técnica da organização de evento? Isso é possível? Por onde começar? Mas não se preocupe, antes de responder essas questões, você deve entender as etapas para a execução de um evento.
Do planejamento à finalização, são muitos processos constituídos e que devem, sem sombra de dúvidas, receber a devida atenção pelos profissionais do ramo.
Antes disso, é imprescindível entender a importância da organização de um evento. Acompanhe:
Qual a importância da organização de um evento?
Organizar um evento é uma ótima maneira de proporcionar visibilidade a marca, gerar relevância no mercado e ser visto como referência no ramo de atuação. Além disso, planejar um evento é sinônimo de disseminação de conhecimento.
Afinal, um evento é o local ideal para reunir professores, especialistas, universitários, pesquisadores e todos interessados em compartilhar experiências e informações sobre o assunto pautado.
Quem planeja organizar um evento precisa saber que vai lidar com uma quantidade absurda de informações, além de cuidar da gestão da equipe e de outras etapas envolvidas.
Sendo assim, é normal que surjam situações inesperadas. Por isso, quanto mais bem organizado o evento estiver, menor a chance dos imprevistos te pegarem de surpresa.
Contudo, é imprescindível elaborar um planejamento das atividades a serem executadas. Dessa forma, você tem um controle geral de tudo que vem acontecendo e vai acontecer.
Para isso, separamos um passo a passo para facilitar a vida de quem planeja organizar um evento. Ficou curioso? Continue a leitura!
Passo a passo para organizar um evento
Bom, esse é o momento para entender as etapas, prioridades, equipe e o patrocínio. Além disso, separamos 7 dicas para executar esse processo. Vamos lá?!
1. Escolha um tema
O tema é o elemento mais importante para um evento. Afinal, é ele quem vai chamar a atenção dos clientes, fornecedores e também, conquistar o público.
Por isso, o tema precisa ser definido durante o planejamento estratégico do evento. Só não se esqueça: a temática deve ser baseada em um assunto atual e relevante.
Imagine que um evento tenha um conceito desinteressante e nada original. Ou que ele traga, por exemplo, uma demonstração de manutenção de elevador. Isso seria interessante? Talvez, mas apenas a um nicho específico, não ao público em geral.
Sendo assim, é imprescindível pensar em um tema que seja tendência na área de atuação. Dessa forma, é possível trazer um assunto que as pessoas realmente se interessem e que queiram se especializar.
2. Identifique o seu público
A segunda etapa da organização de um evento nada mais é que a escolha do público-alvo. Definir para quem se destina o evento, é fundamental para elaborar estratégias mais focadas e, consequentemente, efetivas.
Vale ressaltar que essa ação é destinada essencialmente ao público-alvo. Então, a linguagem, a imagem e até mesmo a forma de exposição, devem estar alinhadas com as pessoas que participarão.
Por isso, é importante responder às seguintes questões: Esse tema é interessante para qual tipo de público? Qual a faixa etária? Quais são os hábitos e comportamento? Eles gostam de assuntos voltados a segurança, como a instalação de uma tela de proteção ou algo mais descontraído?
Contudo, é fundamental deixar esse processo bem claro. Além do mais, esses pontos devem ser analisados logo no início. Com essa informação em mãos, você vai perceber que as suas estratégias serão mais simples e efetivas.
3. Escolha data, horário e o local
O calendário é um grande aliado nessa etapa. Sendo assim, preste muita atenção aos feriados, finais de semana e comece a se planejar.
Busque por eventos que vão acontecer na mesma data e, consequentemente, faça um estudo a fundo sobre suas similaridades. Afinal, o pior erro que um profissional dessa área pode cometer, é fazer com que o público escolha entre você e o seu concorrente.
Pensando no público do evento, uma atração em pleno feriado é vantajoso? Talvez, para boa parte sim, mas e o restante da parcela que separa os feriados para passar mais tempo com a família?
É necessário pensar se o evento acontecerá durante as férias ou ao decorrer do ano. Janeiro, julho ou dezembro? Qual a melhor opção?
Outro ponto que vale ressaltar é o horário dessa programação. O evento será diurno? Noturno? Qual o melhor horário? Nesse sentido, mantenha o seu foco no perfil do seu público-alvo!
O local escolhido para sediar o evento é próximo de algum metrô? Estação de trem? Ponto de ônibus? Tem sinal para buscar um motorista de aplicativo? Além disso, verifique com antecedência se é amplo o bastante para comportar o número de convidados.
4. Monte uma equipe incrível
Organizar um evento é uma tarefa que precisa ser feita em conjunto. Afinal, para que a organização seja o mais eficiente possível, é preciso contar com bons profissionais e suas especificidades.
Por isso, tenha muita cautela quando for escolher o seu time. Os profissionais precisam apresentar responsabilidade, confiança, comprometimento e demonstrarem que estão dispostos a lutar pela causa.
Nesse sentido, é preciso separar os perfis dos colaboradores e analisar quais são as suas habilidades. Algumas pessoas tem mais afinidade em negociar com fornecedores, produzir apresentações atrativas, facilidade com o manuseio de equipamentos, na instalação da fita de led na rádio e organização para distribuir as finanças.
Sendo assim, conheça bem o seu grupo e atribua as tarefas de acordo com as habilidades e especificidades de cada um.
5. Estipule um orçamento
O evento precisa ser custeado de alguma maneira. Portanto, traçar um orçamento é fundamental. O primeiro passo é definir se as estradas serão gratuitas ou pagas.
Caso você opte pela segunda opção, o dinheiro recebido com as vendas dos ingressos pode arcar com os custos do evento.
Agora, se as entradas serão gratuitas, é importante pensar nas alternativas para custear o evento. Uma boa dica é apostar em patrocinadores para conseguir o dinheiro e os materiais para a execução das atividades.
Pós-evento
Não pense que seu trabalho acaba com um evento finalizado! É preciso mensurar os resultados e o feedback do público. Dessa forma, você estará mais preparado para realizar eventos futuros.
Esse artigo foi escrito por Beatriz Barros, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.